Politique de confidentialité

En bref

• Nous gardons ce que votre entreprise met dans MS Rollout pour que ce soit sur chaque téléphone et dans le portail de votre entreprise, et nous l'utilisons seulement pour faire fonctionner le service.
• Tant qu'il est connecté, un téléphone partage sa dernière position avec son entreprise à chaque synchronisation, y compris lors de la vérification toutes les 15 minutes quand l'application est fermée, et, pendant une répartition ouverte, toutes les 3 minutes ou tous les 50 m, écran éteint aussi (toutes les 10 minutes ou tous les 100 m quand il n'a pas bougé depuis environ 10 minutes). Le serveur ne garde que la dernière position de chaque personne. Les positions sont aussi enregistrées avec les visites, les photos et les pointages d'arrivée, comme preuve.
• Les messages, photos et messages vocaux du clavardage sont supprimés après 14 jours.
• Les paiements sont traités par Paddle; les données de carte n'atteignent jamais nos serveurs.
• Quand une entreprise se fait payer ses factures en ligne, ses clients paient par Stripe, dans le compte Stripe de l'entreprise elle-même; les données de carte et bancaires n'atteignent jamais nos serveurs.
• Nous ne vendons pas vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires, et ce site Web n'utilise ni témoins ni traceurs. Nouvelles et offres par courriel seulement si vous cochez la case, et vous pouvez vous désabonner en un clic.
• Vous pouvez demander à consulter, rectifier, exporter ou supprimer vos données.

Qui est responsable

Pour les comptes des entreprises et de leur personnel, la facturation, ce site Web et son formulaire de contact, c'est nous qui décidons de l'utilisation des renseignements personnels : nous sommes le « responsable » (ou « business »).

Les dossiers qu'un entrepreneur garde dans MS Rollout sur ses propres clients et employés (noms et adresses des clients, soumissions, visites, photos, heures, positions, messages) appartiennent à cet entrepreneur. Pour ceux-ci, l'entrepreneur est le responsable, et nous les traitons en son nom, seulement pour fournir le service et selon ses instructions (nous sommes son « sous-traitant » ou « fournisseur de services »). Si vous êtes client ou employé d'une entreprise qui utilise MS Rollout, le meilleur premier contact au sujet de vos données est cette entreprise; nous l'aiderons à vous répondre.

Ce que nous recueillons

Comptes et connexion

Pour chaque entreprise : son nom, un numéro d'entreprise et ses paramètres. Pour chaque personne : nom, adresse courriel (un gestionnaire peut créer une personne sans courriel), rôle (employé, chef d'équipe, estimateur, gestionnaire ou personnel de soutien), un titre de poste si un gestionnaire en donne un (Mécanicien, Bureau...), un numéro de personne (U01, U02...) et un mot de passe, conservé seulement sous forme de hachage salé, jamais tel qu'il est écrit. Nous gardons aussi la date de création du compte et de sa dernière utilisation. Pour chaque téléphone ou navigateur connecté : un jeton de connexion, quand il s'est connecté et a été utilisé pour la dernière fois, la dernière adresse IP d'où il est venu, et une courte description de l'appareil tirée de ce que l'application ou le navigateur dit de lui-même (par exemple « Chrome on Windows » ou « MS Rollout app (Android) »). Pour chaque appareil ou navigateur avec lequel une personne s'est connectée, une empreinte à sens unique de son code aléatoire, pour savoir quand un nouvel appareil se connecte. Après « Forgot password », un mot de passe temporaire (sous forme de hachage salé) pendant une heure; après une demande de changement d'adresse courriel, la nouvelle adresse jusqu'à l'ouverture de son lien de confirmation (48 heures). Les codes d'invitation créés par un gestionnaire sont valides 7 jours. Un gestionnaire peut créer des clés d'API (pour que d'autres outils lisent les dossiers de l'entreprise) : nous gardons le nom de chaque clé, une empreinte à sens unique de celle-ci (la clé elle-même n'est affichée qu'une fois et jamais conservée), et quand elle a été créée, utilisée pour la dernière fois et retirée.

Dossiers de l'entreprise

Ce que votre entreprise inscrit ou enregistre : renseignements et paramètres de l'entreprise (logo, prix, taxes, droits, conditions des soumissions), clients et leurs coordonnées, sites et adresses, tracés et mesures, estimations et soumissions, changements de prix, fiches de travail, répartitions, visites avec leur début et leur fin, retards et notes, heures de l'horodateur avec l'historique de chaque modification (qui a changé quoi, et quand), données de paie si l'entreprise utilise Pay (taux de rémunération, période de paie, règles des heures supplémentaires, heures fixes, congés, primes, remboursements de dépenses et retenues, numéros de paie, paies approuvées et talons de paie), et les messages envoyés aux clients. L'application ajoute aussi à chaque modification un code aléatoire qu'elle crée pour le téléphone, pour que le serveur ne renvoie pas à un téléphone ses propres modifications. Cela comprend aussi l'équipement de l'entreprise (coût horaire, entretiens faits, équipement utilisé lors des visites), ainsi que les budgets et coûts supplémentaires des travaux pour le coût de revient des travaux.

Coûts de main-d'œuvre

Pour le coût de revient des travaux, un gestionnaire peut saisir un coût horaire pour l'entreprise et pour chaque personne (si l'entreprise utilise la Paie, le taux horaire de la personne est utilisé à la place), et un pourcentage de charges patronales. Ils sont gardés sur notre serveur, montrés seulement aux gestionnaires de l'entreprise, et jamais envoyés aux téléphones.

Factures, paiements et contrats

Les factures, notes de crédit et contrats de service que fait une entreprise : leurs numéros, le nom, le courriel et l'adresse de facturation du client, les lignes, taxes, montants, dates, notes et conditions; les paiements qui y sont inscrits (montant, mode de paiement, référence, date); quand chacun a été envoyé, ouvert par le client (avec l'adresse IP d'origine), rappelé, payé ou annulé, et par qui. Quand un client signe un contrat en ligne, nous gardons le nom qu'il a tapé, sa signature (une image), l'heure et l'adresse IP, comme registre de la signature.

Paiements des factures en ligne (Stripe)

Une entreprise peut connecter son propre compte Stripe pour se faire payer ses factures par carte ou par virement bancaire. Stripe recueille alors les données de paiement selon sa propre politique de confidentialité, et l'argent va au compte de l'entreprise; les numéros de carte et de compte bancaire n'atteignent jamais nos serveurs. Nous envoyons à Stripe le numéro, le montant et la devise de la facture, l'adresse courriel du client et une référence à l'entreprise et au client; quand l'entreprise se connecte, son nom, son pays et l'adresse courriel du gestionnaire. Nous recevons de Stripe ce qu'il faut pour afficher le paiement : ses identifiants, son montant, son statut, les remboursements, le type, la marque, les 4 derniers chiffres et l'expiration du mode de paiement (pour une carte gardée en dossier pour les paiements automatiques), et si le compte Stripe de l'entreprise peut recevoir des paiements.

QuickBooks Online

Une entreprise peut connecter son entreprise QuickBooks Online. Nous lui envoyons alors les clients de l'entreprise (nom, courriel, téléphone, adresse), ses factures, notes de crédit et paiements, et nous lisons en retour les paiements inscrits dans QuickBooks sur ces factures ainsi que le courriel, le téléphone et l'adresse des clients. Nous gardons le lien entre chaque dossier et sa copie dans QuickBooks, un journal de ce qui a été envoyé et lu, et les clés d'accès de la connexion, chiffrées.

Page client et formulaire du site Web

Les clients d'une entreprise peuvent ouvrir une page client avec un lien de connexion envoyé à l'adresse courriel que l'entreprise a pour eux (sans mot de passe). Nous gardons le lien (30 minutes, une seule utilisation) et la connexion (30 jours), avec l'adresse courriel et la date de dernière utilisation. Ils y voient seulement leurs propres soumissions, factures, visites avec leurs photos et heures, et contrats; ils peuvent demander des travaux et changer leur téléphone, le nom de la personne-ressource et leur adresse, ce qui met à jour les dossiers de l'entreprise. Une entreprise peut aussi mettre un formulaire de demande sur son propre site Web : ce que la personne tape (nom, courriel, téléphone, adresse, travaux voulus, dates) arrive à l'entreprise comme demande de soumission; le formulaire utilise une petite addition et des limites par adresse IP contre les robots.

Positions (GPS)

• Pendant une répartition, écran éteint aussi. Quand une répartition est ouverte, que la personne est connectée et qu'elle a autorisé la position « en tout temps », l'application exécute un service de position, signalé par la notification qu'exige Android. Il prend une position après environ 50 m de déplacement et au moins toutes les 3 minutes. Quand le téléphone n'a pas bougé depuis environ 10 minutes, il ralentit à une position toutes les 10 minutes ou tous les 100 m, et reprend le rythme normal dès que le téléphone bouge. Il utilise une précision moyenne (une position par réseau cellulaire ou Wi-Fi quand elle suffit, pour économiser la pile; les lectures moins précises que 300 m sont ignorées) et envoie chaque position à notre serveur. Il s'arrête quand la dernière répartition ouverte est fermée, ou quand la personne se déconnecte ou touche Quitter sur la carte.
• À chaque synchronisation, toujours pendant la connexion. Chaque synchronisation avec le serveur comprend la position actuelle du téléphone, avec ou sans répartition : environ toutes les 2 minutes et peu après les changements quand l'application est ouverte, et lors de la vérification en arrière-plan environ toutes les 15 minutes quand l'application est fermée. Se déconnecter, ou Exit sur la carte, l'arrête.
• Après un redémarrage du téléphone (Android). Si le service de position était en marche (une répartition ouverte), il redémarre de lui-même, tout comme la vérification toutes les 15 minutes; le service s'arrête de lui-même s'il n'y a plus de répartition ouverte. Un interrupteur dans les Paramètres de l'application, « Démarrer à l'allumage », désactive cela; il est activé à moins que la personne le désactive. Quand il est désactivé, rien ne fonctionne avant que l'application soit ouverte.
• Ce que le serveur garde. Seulement la dernière position de chaque personne, avec son heure et le nom de l'équipe : chaque nouvelle remplace la précédente, le serveur ne garde donc aucun tracé. Les personnes de l'entreprise autorisées à voir la carte, dans l'application et le portail, la voient. Pendant que le forfait d'une entreprise est terminé, les positions ne sont pas enregistrées. Un gestionnaire peut cacher sa propre position à tous ou aux personnes qu'il choisit (Paramètres dans l'application, Compte dans le portail); le personnel de MS Rollout la voit encore, pour le soutien.
• Positions enregistrées avec les dossiers. Pointer l'arrivée et le départ enregistre la position et sa précision avec le quart de travail; les visites enregistrent où elles ont commencé et fini, avec la précision; les photos prises dans l'application enregistrent où et quand elles ont été prises. Elles font partie des dossiers de l'entreprise, comme preuve de service et des heures. Quand un chef d'équipe pointe l'arrivée ou le départ d'une personne de son équipe, aucune position n'est enregistrée.
• Positions qui restent sur le téléphone. Les rappels de l'horodateur (« Oublié de pointer votre départ? », « Toujours au travail? », « Pas pointé ») consultent la position du téléphone sur le téléphone seulement; elle n'est pas envoyée pour eux. De même pour les suggestions de l'horodateur de travail automatique, quand une entreprise les active (« Vous êtes à un site : pointer l'arrivée? », « Vous avez quitté un site : terminer ce travail? ») : le téléphone compare les positions du service de position de la répartition aux sites de la répartition, sur le téléphone; rien de plus n'est envoyé, et rien ne change sans que la personne touche oui. Sur iPhone, le téléphone demande aussi à iOS de surveiller les prochains arrêts de la répartition (surveillance de régions, sur le téléphone seulement), pour pouvoir demander même au repos.

La position n'est utilisée qu'avec l'autorisation donnée dans Android, qui peut être modifiée ou retirée en tout temps dans les paramètres du téléphone; sans elle, la carte, la répartition et la preuve de service ne fonctionnent qu'en partie.

Photos et signatures

Photos prises avant et après les travaux lors d'une visite, avec l'heure et la position où elles ont été prises; photos ajoutées aux estimations; le logo de l'entreprise. Quand un client accepte une soumission sur un téléphone, le nom qu'il tape et sa signature (une image) sont enregistrés avec la soumission; une soumission signée sur papier peut aussi être numérisée avec l'appareil photo du téléphone.

Photo de profil

Une personne peut ajouter une photo d'elle-même dans l'application ou le portail Web, et un gestionnaire peut ajouter ou retirer celle de n'importe qui dans le portail ou l'application. Elle est montrée, avec son prénom, sur les cartes de l'entreprise, dans le clavardage et dans les listes de personnes, seulement aux personnes de la même entreprise. Elle est supprimée quand elle est remplacée ou retirée, quand la personne est retirée, et avec l'entreprise.

Clavardage

Texte, photos et messages vocaux entre personnes de la même entreprise, messages à toute l'entreprise, et conversations entre les gestionnaires d'une entreprise et le soutien MS Rollout.

Courriels

• Aux personnes qui ont un compte : le lien de confirmation d'inscription, un avis quand quelqu'un tente de s'inscrire avec une adresse qui a déjà un compte, les rappels d'essai gratuit et d'accès gratuit (14 et 3 jours avant la fin), forfait annulé ou terminé, avertissements de suppression, licences terminées et soumissions acceptées; et, pour la sécurité du compte, un avis quand il est connecté sur un nouvel appareil (avec l'heure, l'appareil et l'adresse IP), un mot de passe temporaire demandé avec « Forgot password », un avis quand le mot de passe est changé et, pour un changement de courriel, un lien de confirmation à la nouvelle adresse et un avis à l'ancienne; aux gestionnaires, paiements reçus ou refusés, contrats signés, refusés ou qui prennent fin, et nouvelles demandes de soumission venant de la page client ou du formulaire du site Web.
• À vos clients, au nom de votre entreprise : messages « En route » et « Travail terminé » (avec les photos après choisies), liens de soumission, et la confirmation d'une soumission acceptée avec son PDF; factures et notes de crédit avec leur PDF et leur lien, rappels de paiement aux jours que votre entreprise choisit, reçus de paiement, contrats à signer et leur copie signée, relances des soumissions sans réponse (quand votre entreprise les active) et liens de connexion à la page client. Ils partent de notre serveur de courriel au nom de votre entreprise, et les réponses vont à l'adresse courriel de votre entreprise. Une soumission peut aussi être envoyée à partir de l'application de courriel de votre téléphone, qui l'envoie alors elle-même, pas nous. Votre entreprise peut aussi envoyer des demandes d'avis, avec le lien d'avis qu'elle a choisi. La date d'un travail planifié (avec un lien pour l'annuler) et la confirmation d'une annulation sont aussi envoyées. Les réponses vont à l'adresse que votre entreprise a choisie pour chaque type de courriel, et votre entreprise peut en recevoir sa propre copie.

• Nouvelles et offres de MS Rollout : seulement aux personnes qui ont coché « Send me news and offers from MS Rollout by email » (à l'inscription dans l'application, ou dans les paramètres du portail). Chacune contient un lien pour se désabonner immédiatement. Pour compter combien sont lues, chacune contient une petite image avec un code propre à ce courriel; quand l'image est chargée, nous notons l'heure de la première ouverture. Désactiver les images dans votre application de courriel l'empêche.
• Messages de service de MS Rollout au sujet de votre compte ou du service (par exemple un entretien prévu), aux gestionnaires des entreprises concernées.

Une copie de chaque courriel que nous envoyons (adresse, objet, texte et s'il est parti) est gardée 90 jours, pour vérifier la livraison et le renvoyer au besoin; un courriel qui n'a pas pu partir est supprimé 90 jours après sa rédaction. Un mot de passe temporaire est retiré de la copie dès que le courriel est parti. Les offres et autres courriels promotionnels ne vont qu'aux personnes qui ont accepté de les recevoir, jamais comme courriel de service.

Avis et messages de MS Rollout

Nous pouvons afficher un avis dans l'application et le portail, ou envoyer un message de clavardage de « MS Rollout », à toutes les entreprises ou à certaines (par forfait, rôle ou personne). Nous notons pour chaque personne si un avis a été affiché et fermé, pour ne pas l'afficher de nouveau.

Signalements de problèmes, suggestions et soutien

Avec « Report a problem » dans l'application ou le portail, vous nous envoyez votre texte, une capture d'écran si vous en ajoutez une, la page ou l'écran où vous étiez, la version de l'application et l'appareil, et les derniers messages d'erreur notés par l'application ou le portail. Les suggestions des gestionnaires gardent leur texte, leurs images et nos réponses. Quand un message de soutien est dans une autre langue, et seulement si nous activons notre traducteur, son texte est envoyé à un service de traduction (LibreTranslate, ou Claude d'Anthropic) pour être traduit; la traduction est gardée 180 jours.

Approbations des soumissions en ligne

Quand un client ouvre un lien de soumission, nous notons quand il a été ouvert et l'adresse IP d'origine. Quand il accepte ou refuse, nous gardons sa réponse, le nom qu'il a tapé, sa signature, toute note, l'heure et l'adresse IP, comme registre de l'approbation.

Annulations de travaux

Les courriels au sujet d'une soumission acceptée ou d'un travail planifié peuvent contenir un lien pour annuler le travail. Quand un client annule sur cette page, nous gardons le moment où il l'a ouverte et a annulé, l'adresse IP d'où elle venait, le nom et la raison qu'il a écrits, et les frais d'annulation s'il y en avait, comme preuve de l'annulation. L'entreprise la voit avec le travail, et elle est gardée avec les dossiers de l'entreprise.

Factures impayées et agences de recouvrement

Une entreprise peut confier une facture impayée à une agence de recouvrement qu'elle choisit. Nous gardons alors le nom, le courriel et le téléphone de l'agence, sa référence, la date et le montant. Si l'entreprise nous le demande, nous envoyons à l'agence un dossier de recouvrement par courriel : la facture, un relevé du compte du client (factures, paiements et rappels envoyés), les coordonnées du client et la soumission qu'il a signée. C'est l'entreprise qui le décide, comme responsable des renseignements de ses clients, et elle le confirme avec son mot de passe; l'agence traite ensuite ces renseignements selon ses propres conditions. Les ententes conclues avec un client et les factures radiées sont gardées avec les factures.

Essai gratuit

Pour accorder un seul essai gratuit par adresse courriel, quand une entreprise est supprimée, nous gardons une empreinte à sens unique (un hachage à clé) des adresses courriel de ses gestionnaires. L'adresse ne peut pas en être retrouvée; elle sert seulement à vérifier si une nouvelle inscription avec la même adresse a déjà eu un essai gratuit.

Paiements

Les abonnements sont vendus par Paddle.com, notre revendeur et Merchant of Record (commerçant officiel). Paddle recueille les données de paiement, le nom et l'adresse de facturation et les renseignements fiscaux selon sa propre politique de confidentialité; les numéros de carte n'atteignent jamais nos serveurs. Nous envoyons à Paddle l'adresse courriel du gestionnaire (pour remplir le paiement), le forfait et le nombre de licences, et une référence à l'entreprise. Nous recevons de Paddle ce qu'il faut pour gérer l'abonnement : ses identifiants, le forfait, les licences, les prix, le statut et la période de facturation, ainsi que ses paiements, remboursements et rétrofacturations. Les factures et la carte en dossier sont sur la page client de Paddle, pas chez nous.

Ce site Web et son formulaire de contact

Ce site Web n'utilise aucun témoin, aucun outil d'analyse ou de publicité, et ne charge rien d'autres sites. Pour compter les visites, notre serveur lit son propre journal Web : pages vues, site d'où vient le visiteur, type d'appareil et pays du visiteur. Le pays est déduit de l'adresse IP sur notre propre serveur au moment où la visite est comptée, à l'aide d'une base de données gratuite des pays que nous y gardons (de DB-IP.com), sans faire appel à aucun service externe; seul le pays est gardé, pas l'adresse IP. Un visiteur est compté une fois par jour grâce à une empreinte à sens unique de l'adresse IP et du navigateur, faite avec une clé qui change chaque jour et est supprimée après 2 jours; aucune adresse IP n'est gardée dans ces comptes. Le formulaire de contact nous envoie votre nom, votre adresse courriel, votre entreprise (si vous l'indiquez), votre métier et votre message; nous le gardons, avec l'adresse IP d'origine (pour repérer les abus), et il arrive aussi dans notre boîte de soutien. Vous recevez un court accusé de réception par courriel. Une petite addition à résoudre, une case cachée que les robots remplissent et des limites par adresse et par courriel tiennent les robots à l'écart; aucun service externe n'est utilisé pour cela.

Données techniques

• Journal d'activité. Connexions (y compris les mauvais mots de passe), changements de mot de passe, réinitialisations et mots de passe temporaires, personnes ajoutées, renommées, retirées ou rétablies, changements de rôle, changements de courriel et déconnexions, chacun avec son heure, la personne, qui l'a fait, l'adresse IP et l'appareil. Gardé 12 mois et montré aux gestionnaires de l'entreprise, pour garder les comptes sécuritaires. Les clés d'API créées ou retirées y sont aussi notées.
• Journaux. Nos serveurs Web journalisent chaque requête (adresse IP, heure, page ou fichier demandé, renseignements sur le navigateur ou l'application). Le serveur MS Rollout journalise aussi des événements comme les inscriptions, les connexions refusées, les personnes ajoutées ou retirées, les synchronisations, les courriels envoyés et les erreurs, avec l'adresse courriel ou le nom et, pour les inscriptions et les messages de contact, l'adresse IP. Les journaux servent à garder le service en marche et sécuritaire, et sont gardés 30 jours.
• Limites contre les abus. Les comptes d'inscriptions, de mauvais mots de passe, de réinitialisations de mot de passe, de codes d'invitation, de messages de contact, de liens de connexion à la page client, de demandes du formulaire du site Web et d'ouvertures de la page de paiement par adresse IP, par adresse courriel ou par compte sont gardés dans notre base de données jusqu'à 24 heures, puis supprimés.
• Appareils. À chaque requête, l'application envoie sa version, sa compilation, la version d'Android, le modèle du téléphone et un code aléatoire créé pour l'installation. Nous gardons, pour chaque téléphone, ces renseignements, la première et la dernière fois qu'il a été vu, et le nombre de requêtes qu'il a faites, pour aider quand quelque chose ne va pas.
• État de l'application. Environ une fois par heure, l'application envoie des comptes : synchronisations réussies ou échouées, changements en attente d'envoi, positions trouvées ou non, minutes où l'application était ouverte, images de carte chargées, nombre de positions prises par le service de position et nombre de minutes où il a fonctionné, et le dernier message d'erreur. Aucune position ni aucun dossier n'y figure. Gardé 30 jours.
• Journal des requêtes par personne. Pour chaque personne, le serveur garde une liste de ses 300 dernières requêtes (heure, ce qui a été demandé, le code de la réponse, sa taille et sa durée, l'application ou le navigateur) pendant 14 jours au plus, pour trouver les problèmes. Seulement quand nous examinons un problème pour une personne, et pendant une heure au plus, il garde aussi ce qui a été envoyé et répondu, avec les mots de passe, codes et clés masqués.
• Mises à jour. Sur Android, l'application lit un petit fichier sur msrollout.com pour voir si une version plus récente existe : au démarrage, quand elle revient à l'écran (au plus une fois par heure), toutes les 4 heures tant qu'elle reste ouverte, et quand vous touchez « Rechercher des mises à jour ». Elle télécharge une version plus récente à partir de msrollout.com quand vous choisissez de l'installer. Aucune boutique d'applications n'intervient.

Sur le téléphone et dans le navigateur

• L'application garde les dossiers de l'entreprise, les photos et les images de carte déjà vues sur le téléphone, pour fonctionner sans réseau. La déconnexion efface du téléphone le clavardage et les photos des personnes; les dossiers y restent jusqu'à ce que l'application soit désinstallée ou que ses données soient effacées, et sont retirés du téléphone avant que quelqu'un s'y connecte à une autre entreprise (l'application le demande d'abord). Ses notifications (nouvelle répartition, nouveau message, rappels de l'horodateur, mise à jour, service de position) sont créées sur le téléphone; aucun service de notifications poussées n'est utilisé.
• Le portail Web n'utilise aucun témoin. Il garde dans le stockage local du navigateur le jeton de connexion et qui est connecté (les deux sont retirés à la déconnexion), les changements pas encore envoyés au serveur et vos choix (clair ou foncé, son du clavardage, affichage des listes, messages déjà vus). Son code d'appareil pour la synchronisation est nouveau à chaque chargement de page et n'est pas gardé; un code aléatoire distinct pour le navigateur est gardé pour que le serveur reconnaisse, à la connexion, un navigateur déjà vu.

Pourquoi nous l'utilisons

Seulement pour fournir et protéger le service : synchroniser les dossiers de chaque entreprise entre les téléphones et le portail; montrer où sont les équipes; produire les soumissions, fiches de travail, preuves de service, heures et exportations; envoyer les courriels décrits plus haut; gérer les abonnements et les essais gratuits; garder les comptes sécuritaires et prévenir les abus; répondre aux messages de soutien et de contact; et respecter nos obligations légales (par exemple les registres fiscaux et comptables).

Là où le RGPD ou des lois semblables s'appliquent, nos bases légales sont : le contrat avec l'entreprise et son personnel (faire fonctionner le service); notre intérêt légitime à garder le service sécuritaire, à prévenir les abus et les essais gratuits répétés, et à répondre aux messages; les obligations légales; et le consentement là où la loi l'exige (autorisations de position et de notifications sur le téléphone, qui peuvent être retirées en tout temps).

Qui le voit

• Votre entreprise. Les personnes d'une entreprise voient ses dossiers selon leur rôle et les droits fixés par ses gestionnaires; les gestionnaires en voient le plus, y compris les positions, les heures et les personnes, les appareils où chaque personne est connectée (appareil, adresse IP, dernière utilisation) et le journal d'activité. La paie est gardée à part des dossiers que partagent les téléphones : seuls les gestionnaires et les personnes à qui un gestionnaire donne le droit Pay la voient, et chaque personne ne voit que sa propre paie et ses talons de paie dans l'application.
• Vos clients voient les soumissions, factures, contrats, messages et photos que votre entreprise leur envoie, et sur la page client leurs propres visites avec leurs photos et heures; jamais les dossiers d'un autre client.
• Le personnel de MS Rollout voit, dans notre console d'exploitation, la liste des entreprises et de leur personnel (noms, adresses courriel, rôles, dernière activité), les dernières positions des personnes, les forfaits et la facturation, le journal du serveur, les appareils, l'état de l'application et les journaux de requêtes décrits plus haut, les signalements de problèmes, les suggestions et les conversations de soutien. Pour aider une entreprise, le personnel peut ouvrir son portail en lecture seule en tant que gestionnaire, pendant 30 minutes au plus, avec une bannière qui l'indique. Chaque action du personnel dans la console d'exploitation est inscrite dans un journal gardé 24 mois. Nous ne consultons les données d'une entreprise que pour offrir du soutien, trouver et corriger des problèmes, garder le service sécuritaire, ou quand la loi l'exige.
• Les fournisseurs de services énumérés ci-dessous, seulement pour ce qu'ils font pour nous.
• Les autorités, seulement quand la loi l'exige.

Fournisseurs de services et services externes

• OVHcloud héberge nos serveurs (le serveur MS Rollout avec ses données et photos, le portail Web, ce site Web et notre serveur de courriel) dans le centre de données d'OVHcloud à Montréal, Québec, Canada.
• Notre propre serveur de courriel envoie chaque courriel; le fournisseur de courriel du destinataire le reçoit ensuite.
• LibreTranslate ou Anthropic (Claude) : seulement si nous activons notre traducteur de soutien, le texte des messages de soutien et des suggestions dans une autre langue, pour le traduire.
• Paddle.com : revendeur et Merchant of Record pour les paiements (voir Paiements). Son code de paiement (cdn.paddle.com) et sa fenêtre (buy.paddle.com) se chargent dans le portail seulement sur la page Billing.
• Stripe : paiements en ligne des factures des entreprises, seulement pour les entreprises qui connectent leur propre compte Stripe (voir Paiements des factures en ligne). Les clients paient sur les pages de Stripe.
• Intuit (QuickBooks Online) : seulement pour les entreprises qui connectent leur entreprise QuickBooks (voir QuickBooks Online).

Pour afficher des cartes et trouver des lieux, l'application et le portail appellent directement certains services publics. Comme tout site Web, ils voient l'adresse IP de l'appareil, et chacun fonctionne selon sa propre politique de confidentialité :

• Esri (ArcGIS) : images satellites et cartes routières, dans l'application et le portail; OpenStreetMap : cartes routières dans le portail. Ils voient quelle zone de la carte est affichée.
• Photon (komoot), fondé sur OpenStreetMap : recherche d'adresses, et l'adresse d'un point sur la carte. Il voit le texte recherché, ou le point.
• OSRM (le service public project-osrm.org) : itinéraires routiers et distances. Il voit les points de l'itinéraire. Il sert aussi à trouver l'ordre le plus court d'une tournée (« Optimiser l'itinéraire »).
• Google Maps : s'ouvre avec le site comme destination seulement quand vous touchez pour vous y rendre; à partir de là, les conditions de Google s'appliquent.
• cdnjs (Cloudflare) : le code de la carte du portail (Leaflet), et son code PDF et Excel (jsPDF, SheetJS) quand vous créez un fichier PDF ou Excel.

Ce que nous ne faisons jamais

Nous ne vendons ni ne louons vos données, ni celles de vos clients ou employés, et nous ne les partageons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons pas pour profiler qui que ce soit. Nous n'affichons pas de publicité.

Combien de temps nous le gardons

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter vos renseignements personnels, à les rectifier, à les faire supprimer et à en recevoir une copie dans un format courant (les gestionnaires peuvent aussi exporter les dossiers de l'entreprise à partir du portail Web). Vous pouvez vous opposer à une utilisation fondée sur notre intérêt légitime, nous demander de limiter une utilisation et retirer un consentement en tout temps. Nous répondons dans les 30 jours, sans frais, et ne vous traiterons pas différemment parce que vous exercez ces droits. Nous pouvons d'abord vous demander de confirmer votre identité, et nous gardons ce que la loi nous oblige à garder (par exemple les registres de facturation).

• Europe et Royaume-Uni (RGPD) : les droits ci-dessus; vous pouvez aussi porter plainte auprès de votre autorité de protection des données.
• Californie (CCPA/CPRA) : les droits de savoir, de supprimer et de rectifier, et de limiter l'utilisation des données sensibles. Les positions précises servent seulement à fournir le service. Nous ne vendons ni ne partageons de renseignements personnels au sens de ces lois. Un mandataire autorisé peut faire la demande pour vous.
• Canada (LPRPDE) et Québec (Loi 25) : les droits d'accès et de rectification, de retirer votre consentement et, au Québec, de recevoir vos renseignements, ou de les faire transmettre à une autre organisation, dans un format courant. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est Marc Robitaille, que vous pouvez joindre à l'adresse ci-dessous. Vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information.

Clients et employés d'une entreprise qui utilise MS Rollout : écrivez d'abord à l'entreprise, puisque c'est elle qui décide de ses dossiers. Vous pouvez aussi nous écrire; nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à répondre.

Sécurité

• Toutes les données circulent par des connexions chiffrées (HTTPS) entre l'application, le portail et nos serveurs.
• Les mots de passe sont conservés seulement sous forme de hachages salés. Les jetons de connexion sont aléatoires et prennent fin à la déconnexion (sur l'appareil, ou à partir de Your account pour un appareil ou partout), quand le mot de passe est changé (autres appareils), quand une personne est retirée ou quand sa licence prend fin. Vous recevez un courriel quand votre compte est connecté sur un nouvel appareil.
• Les gestionnaires tapent de nouveau leur propre mot de passe avant de changer le mot de passe ou le rôle de quelqu'un, ou de retirer quelqu'un.
• Chaque entreprise ne voit que ses propres dossiers, et chaque personne ce que son rôle permet.
• Des limites sur les mauvais mots de passe, les inscriptions et les messages, une addition à résoudre contre les robots (à chaque connexion au portail, et dans l'application après de mauvais mots de passe), des règles de sécurité strictes du navigateur sur le portail, et des navigateurs tenus de n'utiliser que des connexions chiffrées vers nos sites.
• Notre console d'exploitation n'est pas sur Internet public; seul le personnel de MS Rollout peut y accéder.
• Les clés des services de paiement (Paddle, Stripe) et les clés d'accès à QuickBooks sont conservées chiffrées, et les avis de Paddle et de Stripe sont vérifiés par leur signature.
• Les liens des factures, des contrats et de la page client sont de longs codes aléatoires; la page client ne permet de se connecter que par un lien envoyé à une adresse au dossier.

Aucun système n'est parfaitement sécuritaire. Si un incident de confidentialité met vos renseignements personnels en danger, nous vous en informerons, ainsi que les autorités, comme l'exige la loi.

Transferts internationaux

Nos serveurs sont hébergés par OVHcloud à Montréal, Québec, Canada, et Paddle, Stripe, Intuit et les services de cartes ci-dessus fonctionnent dans plusieurs pays, alors vos données peuvent être conservées ou traitées hors de votre pays ou de votre province. Là où la loi l'exige, nous nous appuyons sur les garanties qu'elle prévoit (comme les décisions d'adéquation ou les clauses contractuelles types) et sur les engagements de nos fournisseurs.

Enfants

MS Rollout est un outil de travail pour les entreprises. Il n'est pas destiné aux enfants, et nous ne recueillons pas sciemment leurs données.

Modifications

Si nous modifions cette politique, nous mettrons à jour cette page et sa date, et informerons les gestionnaires des entreprises des changements importants par courriel ou dans l'application avant qu'ils s'appliquent.

Contact

Questions sur la confidentialité, ou demandes au sujet de vos données : Marc Robitaille, faisant affaire sous le nom de MS Rollout, par le formulaire de contact ou à supports [at] msrollout.com.